Miksi SaaS-käyttöönottoprojekti usein epäonnistuu  – ja miten juridiikka voi auttaa

Sakari Aalto

Blogit Teknologia ja data

14.01.2026

Valitettavan usein SaaS-käyttöönottoprojekti (Software as a Service) päätyy tilanteeseen, jossa projekti on myöhässä, kokonaiskustannukset ovat nousseet merkittävästi ja molemmille osapuolille on jäänyt huono kokemus. Tällaiset ongelmat myrkyttävät helposti yhteistyöilmapiirin pitkäksi aikaa, joka on erityisen hankalaa, koska osapuolten on tarkoitus tehdä yhteistyötä vielä vuosien ajan palvelusopimuksen puitteissa.

SaaS-palveluiden hankintaan liittyy usein rakenteellinen jännite, joka realisoituu erityisesti käyttöönottoprojekteissa. Palveluntarjoajan liiketoimintamalli perustuu tyypillisesti mittakaavaetuihin: mitä useammalle asiakkaalle palvelu voidaan toimittaa samanlaisena, sitä pienemmiksi yksikkökustannukset muodostuvat. Asiakas taas hankkii SaaS-palvelun ratkaistakseen konkreettisen toiminnallisen tarpeen, mikä edellyttää lähes poikkeuksetta joko palvelun muokkaamista tai oman toiminnan muuttamista palvelun logiikkaan sopivaksi.

Tämä lähtökohtainen ristiriita jää usein tunnistamatta tai sitä vähätellään hankintavaiheessa. Ei ole harvinaista, että toimittaja tulkitsee sovitun palvelukuvauksen vastaavan standardipalvelua, kun taas asiakas olettaa saman kuvauksen kattavan hänen yksilölliset tarpeensa. Ongelmat konkretisoituvat tyypillisesti vasta käyttöönottoprojektin edetessä, jolloin osapuolten erilaiset käsitykset muodostuvat ilmeisiksi.

Haasteita lisää se, että käyttöönottoprojektiin liittyvät työt toteutetaan usein tunti- tai päiväveloituksella. Tämä seurauksena projektin kokonaiskustannukset voivat kasvaa hallitsemattomasti. Samalla projektin taloudellinen riski siirtyy enemmän asiakkaalle ja toimittajan kannustimet pysyä aikataulussa ja etsiä asiakkaalle soveltuvia ratkaisuja heikkenevät.

Juridiikka voi tarjota tilaajalle merkittävää tukea SaaS-käyttöönottoprojektin läpiviennissä. Perinteiset viivästyssakot ovat usein yksinään tehottomia tai jopa epätarkoituksenmukaisia, sillä ne eivät välttämättä ohjaa projektia arjessa oikeaan suuntaan. Usein toimivampia ratkaisuja ovat projektin seurantaan ja hallintaan liittyvät sopimusvelvoitteet, kuten selkeät välitavoitteet, raportointivelvollisuudet ja hyväksymismenettelyt. Näitä voidaan täydentää toimittajalle tarjottavilla kannustimilla, jotka palkitsevat aikataulussa ja budjetissa pysymisestä.

Juridiikalla on myös keskeinen rooli projektin reunaehtojen määrittelyssä. Erityisen tärkeää on sopia etukäteen siitä, millä ehdoilla osapuolet voivat irtautua projektista, jos se osoittautuu epätarkoituksenmukaiseksi. Selkeät purku- ja irtisanomisehdot voivat vähentää riskiä siitä, että osapuolet jäävät pitkäksi aikaa kiinni hankkeeseen, joka ei enää palvele kummankaan etua.

Sopimuksen neuvotteluvaiheessa tehtävän taustatyön merkitystä ei voi korostaa liikaa. Molempien osapuolten tulisi varmistua siitä, että toimittaja ymmärtää, miksi asiakas on palvelusta kiinnostunut, ja että asiakas voi luottaa palvelun tosiasiallisesti vastaavan tähän tarpeeseen. Huolellinen valmistautuminen, realistiset odotukset ja hyvin laadittu sopimus ovat edelleen paras tapa ehkäistä SaaS-käyttöönottoprojektin ongelmia.

Sakari Aalto